Pesquisa mostrou que as distrações no local de trabalho vão muito além das interrupções ambientais típicas dos trabalhadores

Os avanços tecnológicos dos últimos cinco anos provocaram grandes mudanças na comunicação e no comportamento colaborativo no local de trabalho. Mas, apesar de toda inovação, as empresas ainda lidam com um velho desafio à produtividade: as distrações no local de trabalho. A GoTo by LogMeIn acaba de divulgar os resultados de uma pesquisa que mostra que, de fato, a abundância de ferramentas e aplicativos destinados a melhorar a produtividade e impulsionar a colaboração, na verdade, acentuaram o problema.

A LogMeIn examinou os comportamentos diários do local de trabalho, as distrações e as ferramentas utilizadas por 2 mil funcionários de escritório nos EUA e em todo o mundo. Esta pesquisa mostrou que as distrações no local de trabalho vão muito além das interrupções ambientais típicas dos trabalhadores. Eles não apenas trabalham entre aplicativos e dispositivos diferentes, mas também lidam com tarefas profissionais e pessoais simultaneamente.

Distrações crescentes impulsionadas por linhas tênues entre trabalho e vida doméstica

As conversas de bebedouros já existem desde que o bebedouro foi inventado, e são uma parte natural e bem-vinda de qualquer cultura de escritório. Atualmente, porém, representam mais do que apenas uma pausa rápida: funcionários estão constantemente alternando entre o trabalho e os tópicos pessoais em qualquer uma das centenas de aplicativos e dispositivos que utilizam. A pesquisa mostra que 54% das pessoas têm pelo menos cinco programas de computador diferentes – incluindo ferramentas de trabalho, aplicativos e programas de gerenciamento – sendo executados no dia-a-dia.

Isso significa que quem está no escritório está, simultaneamente, trabalhando em um documento em seu computador, com uma receita de jantar aberta em uma guia do navegador, respondendo a um texto sobre buscar seus filhos na creche e agendando uma nova reunião em seu aplicativo de calendário. Eles podem, inclusive, até fazer tudo isso enquanto estão ao telefone ou em uma videoconferência com um colega de Londres.

Essa linha tênue da multitarefa durante todo o dia adicionou um novo elemento de distração às vidas diárias no escritório. Agora que existe a possibilidade de que tarefas pessoais sejam concluídas durante o trabalho, ela se torna a norma:

• 94% dos entrevistados admitem olhar para o celular por motivos pessoais durante o horário de trabalho;
• 70% acessam as redes sociais e 45% relatam navegação em sites de roupas/compras (21% relatam o uso de sites de namoro!);
• O funcionário médio se envolve em mais de 20 instâncias diferentes de conversa fiada no escritório toda semana;
• Conversas em voz alta (51%), telefones de escritório (49%) e ruído de construção (31%) foram relatados como as principais distrações ambientais no escritório;

Muitas ferramentas, pouco tempo

Os funcionários de hoje também estão lutando com o grande número de tecnologias diferentes – e especialmente soluções de colaboração – que têm ao alcance das mãos. Embora essas soluções tenham como objetivo tornar os fluxos de trabalho mais eficientes, o problema é que, muitas vezes, estão em excesso. Hoje, todos em uma organização – desde o gerenciamento, incluindo os líderes de equipe, até os trabalhadores individuais – estão capacitados e treinados para escolher e baixar ferramentas de produtividade, o que, geralmente, leva a uma lista completa de opções para cada trabalhador e projetos individuais que abrangem de uma ferramenta a outra. Os trabalhadores estão perdendo dinamismo e tempo ao trocar entre as diferentes ferramentas para diferentes tarefas, em vez de conseguir manter o foco e lidar com todas as suas comunicações a partir de um único ponto centralizado.

• 56% dos entrevistados dizem que usam pelo menos três ferramentas diferentes para colaborar com colegas de trabalho em um dia de trabalho típico;
• 59% concordam que tempo é desperdiçado alternando entre diferentes aplicativos de colaboração durante o trabalho;
• 54% têm pelo menos cinco ferramentas e programas no local de trabalho rodando ao mesmo tempo;

As consequências e escorregões

Trabalhadores distraídos e falta de produtividade não são as únicas preocupações das empresas. Esse modo multitarefa também pode causar situações problemáticas (e potencialmente embaraçosas) para os funcionários.

• 57% dos entrevistados disseram que já enviaram um e-mail para a pessoa errada;
• 33% informaram que enviaram um e-mail ou um bate-papo antes de estarem prontos;
• 23% disseram que, acidentalmente, enviaram um bate-papo para alguém falando mal deles;

Elimine todo o ruído com trabalho remoto e consolidação de ferramentas

Não há uma resposta única que altere a cultura de uma empresa e evite que os funcionários façam diversas coisas ao mesmo tempo, mas é possível seguir passos simples que ajudam os colaboradores a manter o foco e a produtividade.

1) Abraçar as políticas de trabalho flexíveis. A capacitação de funcionários com a habilidade e a tecnologia para trabalhar remotamente ou com horários flexíveis pode melhorar drasticamente o modo como eles estão equilibrando suas atividades pessoais no trabalho e vice-versa. 93% dos entrevistados de uma outra pesquisa recente disseram se sentir produtivos ao trabalhar remotamente.

2) Consolidar suas ferramentas de colaboração. A liderança tem, atualmente, uma enorme oportunidade de melhorar a produtividade dos funcionários, coordenando uma iniciativa de consolidação de suas tecnologias de colaboração em comunicação. Isso não só pode levar a uma enorme redução de custos, mas também descomplica as coisas, significativamente, para seus funcionários. Com uma plataforma única e abrangente que potencializa toda a comunicação e colaboração, não há mais alternância entre os aplicativos de mensagens. Não há como debater qual ferramenta de reunião usar para alcançar um cliente ou pesquisar o número de discagem correto de uma teleconferência anterior. Todos são alcançáveis da mesma maneira, do mesmo lugar, sem a sobrecarga cognitiva, garantindo que funcionários, simplesmente, produzam mais, em menos tempo – e muitas vezes a um custo menor para sua empresa.