Como utilizar reuniões de feedback para engajamento
Em algum momento da sua carreira, quando você foi chamado para falar com seu chefe, a primeira coisa que veio a sua cabeça foi “deve ser bronca” ou, ainda “será que vem mais trabalho”? Pois agora que você está em posição de liderança, sabe que não deveria ser assim. Um bom gestor deve reservar em sua rotina momentos regulares para dar feedback aos colaboradores.
O feedback é o ato de retroalimentar, isto é, o retorno dado a um colaborador ou equipe, com o objetivo de proporcionar clareza sobre o seu desempenho diante das demandas, projetos ou atividades.
Quando o feedback é coletivo, organizar uma reunião é a maneira mais viável de aplicá-lo. Ao realizar reuniões de feedback é possível colher consequências positivas ao ambiente corporativo, entre elas um acompanhamento mais de perto do trabalho dos colaboradores e as suas percepções sobre o nível de satisfação com a empresa.
Nesse post, nós da People TI, vamos abordar pontos importantes para que os gestores entendam que o feedback é essencial para que a empresa continue a melhorar os resultados.
O que é uma reunião one-on-one
A reunião one-on-one nada mais é do que uma troca direta de experiências entre o líder e o integrante da equipe. Ela possibilita melhorias efetivas nesse relacionamento e, consequentemente, nos resultados da organização.
Em empresas com altos índices de engajamento de colaboradores, essas reuniões são algo comum. Se na sua empresa, os gestores ainda não adotam essa prática, vale a pena conhecer as vantagens dessa ferramenta e planejar a realização da one-on-one.
Em geral, uma reunião one-on-one deve ser realizada individualmente com cada membro da equipe, com periodicidade semanal ou quinzenal. Com duração estimada de 30 a 60 minutos, o encontro deve ser focado no crescimento individual (pessoal e profissional) do colaborador, afinal um funcionário motivado é muito mais produtivo para a organização.
A reunião one-on-one, além de incentivar o profissional a atingir suas metas, serve para você gestor descobrir o que está acontecendo em sua equipe e como está o andamento das demandas de trabalho.
Como planejar uma reunião de feedback
A reunião de feedback com a sua equipe é um momento em que 80% do tempo deve ser reservado para que o colaborador possa falar sobre seus pensamentos, desejos, críticas, sugestões e qualquer outro ponto que ele ou o líder considerarem importante. Os outros 20% do tempo serão usados pelo líder, que precisa ser coerente e ter embasamento. Por isso, sugerimos que a reunião de feedback seja realizada antes da reunião one-on-one.
Criamos um checklist para que você possa planejar bem sua reunião de feedback:
⇨ Planeje quais assuntos você vai abordar.
⇨ Tenha exemplos práticos ao falar dos pontos negativos e positivos.
⇨ Pense em como você pode ajudar com os pontos negativos.
Planejamento feito? Veja o passo a passo para começar o feedback
Em resumo, o feedback eficiente para manter a equipe engajada pode ser efetuado seguindo os passos destacados abaixo:
1. Demonstre interesse
⇨ Mantenha contato visual enquanto o outro fala.
A preferência é que seja um encontro presencial, mas para os casos remotos, liguem as câmeras. Se ligar a câmera não é um hábito no dia a dia da empresa, avise com antecedência como será a metodologia para o funcionário ir preparado.
⇨ Não tenha pressa.
Se o funcionário perceber que o tempo é curto, dificilmente trará à tona qualquer assunto mais complicado porque não vai querer atrasar o seu chefe.
⇨ Não atenda às distrações.
Não dê abertura para que outra pessoa possa interromper esse momento. Não atenda o celular, não fique respondendo WhatsApp, e-mail, etc. o foco total deve estar na conversa.
⇨ Anote todos os problemas e dificuldades apontadas.
Por mais simples que sejam, são importantes e em seguida você já pode propor um direcionamento para cada uma delas.
⇨ Não deixe que o feedback se torne um monólogo.
É muito importante conduzir a reunião de forma que predomine as falas do liderado. Além de ouvir com atenção, também é necessário a interação do líder.
2. Informe o impacto das ações do colaborador
Muitas pessoas não conseguem ver como suas atividades impactam as outras equipes dentro da organização ou até mesmo os próprios clientes. Deixe claro ao colaborador que o comportamento dele gerou uma sequência de ações e reações, sejam positivas ou negativas. Isso permite com que ele compreenda melhor a visão global e atrai para que se torne mais motivado e comprometido com o seu desempenho.
3. Conversem sobre expectativas
Entenda o que o liderado espera do futuro. Quais são suas ambições profissionais? Como você como líder pode ajudá-lo a alcançar? O que você, como seu líder, possui de expectativa com o trabalho dele? O que o funcionário tem expectativa de você como líder?
4. Prove que você é de confiança e que você confia
Sempre inicie uma reunião de feedback trazendo retorno do que havia ficado pendente do feedback anterior. Defina ações com previsões de conclusão para que você possa resolver alguma dificuldade do liderado e solucione. Pergunte sempre o que pode ser feito para melhorar a experiência do colaborador na empresa. Tente extrair assuntos pessoais e promova ações para ajudá-lo sempre que puder.
Sempre que possível converse sobre atividades, processos e decisões que ainda estão em andamento, para que o funcionário se sinta parte da construção dos objetivos da empresa. Peça sugestões sobre assuntos importantes, a opinião dele importa.
Se você pretende inovar na reunião de feedback você deve sair da “caixinha” e desenvolver ideias novas, mas essas dicas acima podem ser a chave para um bom começo ao se aventurar nos feedbacks.
Quer fazer uma mentoria para ampliar as suas habilidades de dar feedback, desenvolver uma mentalidade de líder, preparar a sua equipe para alcançar melhores resultados e muito mais? É só falar com a People TI.
Você ainda pode conferir algumas dicas de ferramentas para elevar o nível dos feedbacks, garantindo uma comunicação mais assertiva, aqui.
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